Ge stöd, mandat och coachning till dina medarbetare i ett fördjupat processarbete som syftar till ett tydligt resultat – och få både medarbetarna och verksamheten till högre höjder
När jag var verksam som chef för stab på en förvaltning i en kommun en gång så kom en strateg till mig som hade ett förvaltningsövergripande ansvar kring säkerhet och var upprörd. Hon kände sig inte lyssnad på och överkörd av cheferna i förvaltningen som var motvilliga att samarbeta. Följden blev att förvaltningen saknade de kontinuitetsplaner som behövs vid kriser.
Strategen var kunnig, men hade samtidigt lågt självförtroende i stunden och visste inte hur hon skulle göra för att komma vidare. Vi bokade in ett möte och där fick hon berätta mer i detalj om situationen efter att jag läst hennes planer. Jag återkom då med ett förslag: jag ville att strategen skulle vara processledare och ha fullt mandat för upprättande av kontinuitetsplanerna i förvaltningen. Jag berättade att jag ville vara hennes stöd. Jag föreslog för henne att vi kunna göra en plan tillsammans där vi skapar en tydliga processer, arbetssteg, mål och roller. Metoden var att hon som expert skulle kommunicera för mig de olika stegen som krävdes. Jag fick vara den ”chef” som hon skulle övertyga och kommunicera med i projektet hon hade framför sig. Hon kunde på så sätt föreställa sig mottagandet genom mig. När jag inte förstod eller tyckte det var otydligt stoppade vi omgående upp och förtydligade tillsammans. Genom fördjupande frågor fick min medarbetare hela tiden göra det mer och mer åskådligt och enkelt. Samtidigt kunde jag stärka medarbetarens självförtroende och kompetens som process ledare. Det slutade med en tydlig kommunicerbar och enkel process plan som både jag och min medarbetare var nöjda med.
Jag lovade att ta upp planen med de chefer hon skulle jobba och sedan be om synpunkter från dem. Jag tog sen ett tydligt beslut som innebar att strategen fått ett uppdrag att leda och genomföra uppdraget tillsammans med alla chefer utifrån den plan som skapats och som alla nu var nöjda med.
Arbetet startade sen upp. Gissa om både strategen, cheferna och hela förvaltningen var glada när det 4 månader senare resulterade i färdigställda kontinuitetsplaner för de 15 olika enheter som fanns i förvaltningen. Strategen växte med uppgiften och efter ytterligare ett halvår gick hon en chefsutbildning. Och idag är hon chef.
Jag vill nu dela följande ledarsinsikter som blir till en metod i att få kompetenta medarbetare att lyckas med ett större projekt.
Om du ser en kompetent medarbetare som behöver stöd i ett genomförande av ett projekt, kan du låta denne vara experten fullt ut på sitt område och sedan bidra med coachning i form av positiv tilltro, lyssnande och frågor. Du adderar med din kompetens och bidrar med egna förslag och förtydliganden. Låt dock medarbetare få vara ”ägaren” av projektet. Behåll mandatet, tilltro och våga låta denne få ta beslut om processen. Coachningen kan även med fördel vara en direkt och planerad processledning med ett tydligt mål att uppnå något ex en process plan som sätter fokus på ett tydligt resultat och det man vill uppnå . Skapa även samstämmighet och legitimitet till alla deltagare som involveras i projektet. Det kan vara speciellt viktigt att göra det med omsorg om det varit oroligt och konfliktfyllt innan. Genom att visa nyfikenhet för alla deltagarnas tankar i ett initialt uppstartsskede och att jag sen med dem skapade ett tydligt beslut, skapades en riktning, en trygghet och motivation. Alla var delaktiga, nöjda och kunde acceptera det man nu skulle utveckla.